đào tạo kế toán cấp tốc




truy Lượt Xem:10316
GIẢM 50% LỚP HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH, TỔNG HỢP xem ngay
NHẬN GIA SƯ KẾ TOÁN THEO YÊU CẦU MỌI TRÌNH ĐỘ xem ngay
NHẬN LÀM DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI, LÀM BCTC xem ngay

Tạo và in các nhãn gửi thư cho một danh sách địa chỉ trong Excel

 
Nếu bạn muốn gửi một khối lượng gửi thư đến một danh sách địa chỉ mà bạn duy trì trong một bảng tính Microsoft Office Excel, bạn có thể sử dụng một hộp thư Microsoft Office Word hợp nhất. Quá trình hợp nhất thư tạo một bảng các nhãn gửi thư mà bạn có thể in và mỗi nhãn trên tờ chứa một địa chỉ từ danh sách.
 
Để tạo và in các nhãn gửi thư, trước tiên bạn phải chuẩn bị dữ liệu bảng tính trong Excel và sau đó sử dụng Word để định cấu hình, tổ chức, xem lại và in nhãn gửi thư. Khi bạn muốn sử dụng nhãn địa chỉ để gửi một khối lượng gửi thư đến danh sách địa chỉ của mình, bạn có thể sử dụng kết hợp thư để tạo một nhãn các nhãn địa chỉ. Mỗi nhãn chứa một địa chỉ từ danh sách của bạn.
 
Mời bạn xem thêm:
 
 
 
 
Quá trình hợp nhất thư bao gồm các bước tổng thể sau:
 
Chuẩn bị dữ liệu bảng tính trong Excel cho hợp nhất thư    Trước khi bạn bắt đầu quá trình hợp nhất thư, danh sách địa chỉ của bạn phải khớp với cấu trúc bảng mà đòi nhập thư hợp nhất.
 
Thiết lập nhãn cho việc hợp nhất thư trong Word     Bạn đã thiết lập bố cục của nhãn một lần cho tất cả các nhãn trong hộp thư. Trong một hợp nhất thư, tài liệu bạn sử dụng để thực hiện việc này được gọi là tài liệu chính. Trong tài liệu chính của nhãn, bạn cũng có thể thiết lập bất kỳ nội dung nào bạn muốn lặp lại trên mỗi nhãn, chẳng hạn như biểu trưng công ty hoặc địa chỉ trả lại của bạn trên nhãn vận chuyển.
 
Kết nối nhãn với dữ liệu bảng tính     của bạn Danh sách địa chỉ của bạn là nguồn dữ liệu mà Microsoft Word sử dụng trong hộp thư. Trong trường hợp này, nó là một bảng tính Excel có chứa các địa chỉ được in trên nhãn.
 
Tinh chỉnh danh sách người nhận mà bạn muốn đưa vào nhãn     Word tạo ra một nhãn cho mỗi địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Nếu bạn muốn tạo nhãn cho một số địa chỉ nhất định trong danh sách gửi thư của mình, bạn có thể chọn địa chỉ hoặc hồ sơ để bao gồm.
 
Thêm các trình giữ chỗ, được gọi là trường hợp thư thư, vào nhãn     Khi bạn thực hiện hợp nhất thư, các trường hợp thư được điền thông tin từ danh sách địa chỉ của bạn.
 
Xem trước, hoàn tất hợp nhất và in nhãn     Bạn có thể xem trước mỗi nhãn trước khi in toàn bộ bộ.

Lưu nhãn để sử dụng trong tương lai   

 
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu bảng tính trong Excel cho việc hợp nhất thư
Trong Excel, danh sách địa chỉ của bạn phải phù hợp với cấu trúc bảng mà đòi nhập thư hợp nhất.
 
Trên bảng tính, hãy thực hiện các bước sau để sắp xếp danh sách địa chỉ:
 
Sử dụng tiêu đề cột xác định rõ loại dữ liệu mà mỗi cột chứa.
 
Mẹo:  Ví dụ: sử dụng tiêu đề cột như Tên , Họ , Địa chỉ và Thành phố thay vì Cột 1 , Cột 2 , Cột 3 và Cột 4 .
 
Sử dụng một cột riêng biệt cho mỗi phần tử mà bạn muốn đưa vào trong hộp thư.
 
Mẹo:   Nếu bạn lưu trữ tên và họ trong các cột riêng biệt, bạn cũng có thể sử dụng hộp thư để tạo các mẫu thư để gửi cho mỗi người nhận bằng tên của họ. Bạn cũng có thể thêm một cột riêng cho tiêu đề, chẳng hạn như ông hoặc bà
 
Chỉ bao gồm hàng và cột có chứa dữ liệu. Không bao gồm các hàng hoặc cột trống trong danh sách địa chỉ bởi vì danh sách nhãn được tạo có thể không hoàn chỉnh vượt quá các hàng và cột trống khi bạn thiết lập nhãn cho việc hợp nhất thư trong Word.
 
Để giúp xác định vị trí và chọn danh sách địa chỉ trong suốt quá trình hợp nhất thư, hãy thực hiện theo các bước sau để xác định tên cho danh sách địa chỉ:
 
Trên trang tính, hãy chọn toàn bộ danh sách địa chỉ, bao gồm các ô chứa tiêu đề cột.
 
Trên tab Công thức , trong nhóm Xác định Tên , nhấp Xác định Tên .
 
Hình ảnh Excel Ribbon
 
Trong các Tên hộp, gõ tên cho danh sách địa chỉ, chẳng hạn như Holiday_Cards , và sau đó nhấp vào Ok .
 
Mẹo:  Nhân vật đầu tiên của một cái tên phải là một chữ cái, và bạn không thể sử dụng dấu cách giữa các từ. Thay vì một không gian, sử dụng một ký tự gạch dưới (_).
 
Lưu và đóng sổ làm việc.
 
Đầu trang
 

Bước 2: Thiết lập nhãn cho việc hợp nhất thư trong Word

 
Bạn cấu hình bố cục của nhãn chỉ một lần cho tất cả các nhãn trong hộp thư. Trong một hợp nhất thư, tài liệu mà bạn định cấu hình cho bố cục được gọi là tài liệu chính cho nhãn (hoặc nhãn tài liệu chính). Trong tài liệu này, bạn cũng có thể định cấu hình bất kỳ nội dung nào bạn muốn lặp lại trên mỗi nhãn, chẳng hạn như biểu trưng công ty hoặc địa chỉ trả lại của bạn trên nhãn vận chuyển.
 
Có thể bạn đã có một gói các nhãn từ một trong những nhà cung cấp tờ nhãn như Avery, AOne, hoặc Formtec. Mỗi nhãn nhãn là một kích thước nhất định và chứa một số lượng nhất định các nhãn có kích thước cụ thể.
 
Để định cấu hình cho tài liệu chính của nhãn, bạn sẽ khớp các tham số của nó với kích thước của các nhãn trên các bảng tính bạn dự định sử dụng.
 
Bắt đầu từ.
 
Theo mặc định, một tài liệu trống sẽ mở ra. Để nó mở. Nếu bạn đóng nó, các lệnh trong bước tiếp theo không có sẵn.
 
Trên tab Thư , trong nhóm Bắt đầu Thư Trộn , nhấp vào Bắt đầu Hợp nhất Thư .
 
Ribbon Office 2010
 
Nhấp Nhãn .
 
Trong hộp thoại Label Options , bạn có một số lựa chọn để thực hiện.
 
Hộp thoại Label Options
 
1. Loại máy in mà bạn đang sử dụng để in nhãn.
 
2. Nhà cung cấp sản xuất nhãn mác của bạn.
 
3. Số điện thoại tương ứng với số sản phẩm được liệt kê trên bao bì nhãn của bạn.
 
Trong Thông tin máy in , nhấp vào loại máy in mà bạn sẽ sử dụng để in nhãn.
 
Trong danh sách Nhà cung cấp nhãn , nhấp vào tên của công ty đã tạo nhãn nhãn mà bạn đang sử dụng.
 
Trong danh sách Số sản phẩm , nhấp vào số sản phẩm được liệt kê trên hộp nhãn.
 
Số sản phẩm cho nhãn của tôi không phù hợp với bất kỳ lựa chọn nào trong hộp thoại Tùy chọn Nhãn .
 
Bạn vẫn có thể in nhãn của mình. Bạn chỉ cần làm một số tuỳ chỉnh.
 
Đo nhãn trên tờ bạn có và lưu ý số đo và số lượng nhãn phù hợp trên một tờ.
 
Lưu ý:  Đo nhãn cẩn thận. Kích thước nhãn thực tế có thể nhỏ hơn kích thước được chỉ định bởi nhà sản xuất nhãn. Ví dụ: một nhãn 1-by-2-inch có thể thực sự rộng 15/16 inch và rộng 1 15/16 inch.
 
Trong danh sách Số sản phẩm , hãy chọn loại nhãn tương tự kích thước với nhãn của bạn.
 
Nếu bạn không nhìn thấy loại nhãn bạn muốn trong hộp Số sản phẩm , bạn có thể sử dụng nhãn khác được liệt kê hoặc bạn có thể tạo một kích thước nhãn mới.
 
Nhấp vào Chi tiết , sau đó so sánh kích thước nhãn và số lượng nhãn cho mỗi tấm (cho các nhãn được in trên máy in laser và máy in phun) hoặc số cột trên biểu mẫu nhãn (đối với nhãn được in trên máy in dạng chấm).
 
Làm một điều trong số sau đây:
 
Nếu kích thước và bố trí nhãn phù hợp với nhãn của nhãn của bạn, hãy sử dụng nhãn đã chọn.
 
Nếu kích thước và bố cục không khớp với kích thước của bạn, hãy nhấp vào Hủy và tiếp tục đến bước 5.
 
Trong hộp thoại Tùy chọn Nhãn , nhấp vào loại máy in ( Máy in Nguồn Liên tục hoặc Máy in Trang ), sau đó nhấp vào Nhãn Mới .
 
Nhập tên vào hộp Nhãn tên , chọn chiều cao, chiều rộng, lề và các tùy chọn khác cho nhãn của bạn, sau đó bấm OK .
 
Nhãn mới xuất hiện trong mục Khác / Tuỳ chỉnh . Lần tiếp theo bạn sử dụng nhãn tùy chỉnh của mình, hãy chắc chắn chọn Khác / Tùy chỉnh trong danh sách Nhà cung cấp nhãn .
 
Sau khi bạn chọn các tùy chọn nhãn mà bạn muốn, bấm OK .
 
Word tạo ra một tài liệu sử dụng một bảng để đặt ra các nhãn. Nếu bạn không thấy các đường phân cách nhãn trong bố cục, hãy nhấp vào tab Giao diện trong Công cụ Bảng , và sau đó trong nhóm Bảng , hãy nhấp vào Xem lưới .
 
Ngắt và tiếp tục hợp nhất thư
Nếu bạn cần phải ngừng làm việc trên một hợp nhất thư, bạn có thể lưu tài liệu chính của nhãn mà bạn đang làm việc và tiếp tục hợp nhất sau. Word giữ lại nguồn dữ liệu và thông tin trường trong tài liệu mà bạn lưu. Nếu bạn đang sử dụng ngăn tác vụ Trộn Thư khi bạn ngừng làm việc trên hợp nhất, Word sẽ trở lại vị trí của bạn trong ngăn tác vụ khi bạn tiếp tục hợp nhất.
 
Khi bạn đã sẵn sàng tiếp tục hợp nhất, mở nhãn tài liệu chính mà bạn đã lưu.
 
Word sẽ hiển thị hộp thông báo yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn muốn mở tài liệu và chạy một lệnh SQL (lệnh SQL kết nối Word với tệp nguồn Excel của bạn).
 
Nhấp Có để kết nối với tệp nguồn Excel của bạn và truy xuất danh sách địa chỉ của bạn.
 
Văn bản của tài liệu chính của nhãn, cùng với bất kỳ trường nào bạn đã chèn, xuất hiện.
 
Nhấp vào tab Thư , và tiếp tục công việc của bạn.
 
Đầu trang
 

Bước 3: Kết nối các nhãn với dữ liệu bảng tính của bạn

 
Để nhập thông tin địa chỉ vào nhãn của bạn, bạn phải kết nối nhãn với bảng tính chứa danh sách địa chỉ của bạn.
 
Nếu đây là lần đầu tiên bạn kết nối với một bảng tính, hãy làm như sau:
 
Trên các Tập tin trình đơn, nhấp vào Tuỳ chọn .
 
Nhấp vào Nâng cao .
 
Di chuyển đến mục General , và chọn xác nhận xác nhận chuyển đổi định dạng tập tin trên hộp kiểm mở .
 
Nhấp OK .
 
Với việc mở tài liệu chính mail merge, trong nhóm Start Mail Merge trên tab Mailings , nhấn Select Recipients , sau đó kích Use Existing List .
 
Ribbon Office 2010
 
Xác định vị trí bảng tính Excel trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , và nhấp đúp vào nó.
 
Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu , bấm MS Excel Worksheets qua DDE (* .xls) , sau đó bấm OK .
 
Lưu ý:  Nếu bạn không thấy MS Excel Worksheets qua DDE (* .xls) trong danh sách, hãy chọn hộp kiểm Show all .
 
Trong hộp thoại Microsoft Office Excel , cho tên hoặc phạm vi ô , chọn phạm vi ô hoặc trang tính có chứa thông tin mà bạn muốn hợp nhất, sau đó bấm OK .
 
Lưu ý:  Các nhãn bây giờ đã được kết nối với dữ liệu bảng tính, nhưng nhãn của nhãn vẫn trống. Nếu cần, bạn có thể xác định danh sách người nhận như được mô tả trong bước 4 hoặc bạn có thể bắt đầu điền các nhãn với placeholders cho thông tin địa chỉ, như được mô tả trong bước 5.
 
Đầu trang
 
Bước 4: Chỉnh sửa danh sách người nhận mà bạn muốn đưa vào nhãn
Word tạo ra một nhãn cho mỗi địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Nếu bạn muốn tạo nhãn cho một số địa chỉ nhất định trong danh sách gửi thư của mình, bạn có thể chọn địa chỉ (hồ sơ) để bao gồm.
 
Để thu hẹp danh sách người nhận hoặc sử dụng một tập con của các bản ghi trong tệp dữ liệu của bạn, hãy làm như sau:
 
Trên tab Gửi thư , trong nhóm Bắt đầu Thư Trộn , nhấp vào Chỉnh sửa Danh sách Người nhận .
 
Ribbon Office 2010
 
Trong hộp thoại Gửi thư kết hợp , hãy thực hiện một trong các bước sau:
 
Chọn các bản ghi riêng lẻ     Phương pháp này hữu ích nhất nếu danh sách ngắn. Chọn hộp kiểm bên cạnh người nhận bạn muốn bao gồm, và xóa hộp kiểm bên cạnh người nhận mà bạn muốn loại trừ.
 
Mẹo:  Nếu bạn biết rằng bạn muốn chỉ bao gồm một vài bản ghi trong hợp nhất của mình, bạn có thể xóa hộp kiểm trong hàng tiêu đề và sau đó chỉ chọn những hồ sơ mà bạn muốn. Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm hầu hết danh sách, hãy chọn hộp kiểm trong hàng tiêu đề và sau đó xóa các hộp kiểm cho các bản ghi mà bạn không muốn bao gồm.
 
Sắp xếp các bản ghi     Nhấp vào tiêu đề của cột mà bạn muốn sắp xếp theo. Word sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái tăng dần (từ A đến Z). Nhấp lại vào tiêu đề cột để sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái giảm dần (từ Z đến A).
 
Để chỉ định các tùy chọn phân loại nâng cao hơn, nhấp vào Sắp xếp trong danh sách Tinh chỉnh danh sách người nhận và sau đó chọn tùy chọn sắp xếp của bạn trên tab Sắp xếp Hồ sơ trong hộp thoại Lọc và Phân loại . Ví dụ: bạn có thể chỉ định địa chỉ người nhận phải được sắp xếp theo tên chữ cái theo họ trong mỗi mã bưu điện và mã bưu chính được liệt kê theo thứ tự số.
 
Lọc các bản ghi     Phương pháp này hữu ích nếu danh sách chứa các bản ghi mà bạn không muốn nhìn thấy hoặc bao gồm trong hợp nhất. Sau khi bạn lọc danh sách, bạn có thể chọn hoặc xóa các hộp kiểm để bao gồm hoặc loại trừ các bản ghi cụ thể.
 
Để lọc hồ sơ, hãy thực hiện theo các bước sau:
 
Trong Chỉnh sửa danh sách người nhận , hãy nhấp vào Bộ lọc .
 
Trên tab Bộ lọc Kênh trong hộp thoại Tùy chọn Truy vấn , chọn các tiêu chí mà bạn muốn sử dụng để lọc các bản ghi của bạn.
 
Ví dụ: chỉ tạo nhãn cho các địa chỉ ở Úc, nhấp vào Quốc gia hoặc Vùng trong danh sách trường , Tương đương trong danh sách So sánh và Úc trong phần So với .
 
Để tinh chỉnh thêm các bộ lọc, nhấp Và hay Hoặc , và sau đó chọn tiêu chí hơn.
 
Ví dụ: chỉ tạo nhãn cho các doanh nghiệp ở Munich, bạn chỉ định các bản ghi có trường Thành phố có Munich và trường Tên Công ty không trống. Nếu bạn sử dụng Hoặc thay vì Và trong bộ lọc này, hợp nhất thư của bạn sẽ bao gồm tất cả các địa chỉ ở Munich ngoài tất cả các địa chỉ có tên công ty, bất kể thành phố nào.
 
Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ trên máy tính của mình, bạn có thể nhấp Xác nhận các địa chỉ trong hộp thoại Mail Merge Receifients để xác nhận địa chỉ người nhận của bạn.
 
Xem thêm các khoá học kế toán:
 
 
 
 

Bước 5: Thêm trình giữ chỗ (trường hợp thư) vào nhãn

 
Sau khi bạn kết nối nhãn của mình vào danh sách địa chỉ của mình, bạn đã sẵn sàng thêm các trình giữ chỗ để chỉ ra nơi mà các địa chỉ sẽ xuất hiện trên mỗi nhãn. Bạn cũng có thể nhập văn bản mà bạn muốn lặp lại trên mỗi nhãn, chẳng hạn như biểu trưng công ty hoặc địa chỉ trả lại của bạn trên nhãn vận chuyển.
 
Các placeholders cho các địa chỉ được gọi là lĩnh vực thư trộn . Khi bạn thực hiện hợp nhất thư, các trường hợp thư được điền thông tin từ danh sách địa chỉ của bạn. Trường hợp thư trong Word tương ứng với các tiêu đề cột trong bảng tính Excel của bạn.
 
Tập tin dữ liệu với các cột (loại) và hàng (hồ sơ)
 
1. Các cột trong tệp dữ liệu thể hiện các loại thông tin. Các trường hợp hợp thư bạn thêm vào nhãn là những trình giữ chỗ cho các loại này.
 
2. Các hàng trong tệp dữ liệu thể hiện hồ sơ thông tin. Word tạo ra một nhãn cho mỗi bản ghi khi bạn thực hiện một hợp nhất thư.
 
Bằng cách đặt trường hợp thư trong nhãn ban đầu mà bạn đã định cấu hình trong tài liệu chính của nhãn, bạn cho biết rằng bạn muốn một loại thông tin nhất định, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ, xuất hiện ở vị trí đó.
 
Các trường được chèn vào tài liệu Word
 
Lưu ý:  Khi bạn chèn trường trộn thư vào tài liệu chính của nhãn, tên trường luôn được bao quanh bởi các chevron («»). Những chevron này không hiển thị trên nhãn cuối cùng - chúng chỉ giúp bạn phân biệt các trường trong tài liệu chính của nhãn từ văn bản thông thường.
 
Điều gì xảy ra khi bạn hợp nhất    
 
Khi bạn thực hiện hợp nhất thư, thông tin từ hàng đầu tiên trong tệp dữ liệu sẽ thay thế các trường trong nhãn đầu tiên. Sau đó, thông tin từ hàng thứ hai trong tệp dữ liệu sẽ thay thế các trường trong nhãn thứ hai, v.v ...
 
Kết hợp thông tin từ tệp dữ liệu vào một nhãn
 
Làm việc với các lĩnh vực: Ví dụ    
 
Khi bạn thiết kế nhãn, bạn có thể liên kết bất kỳ tiêu đề cột nào từ tệp dữ liệu của bạn đến trường trong nhãn.
 
Ví dụ: giả sử danh sách gửi thư của bạn là dành cho người đăng ký bản tin của bạn, và tệp dữ liệu của bạn bao gồm một cột, gọi là ExpireDate, lưu trữ ngày mà mỗi lần đăng ký hết hạn. Nếu bạn chèn một trường «ExpireDate» trong tài liệu chính của nhãn trước khi bạn chạy hợp nhất, mỗi người đăng ký sẽ nhìn thấy ngày hết hạn của riêng mình trên nhãn gửi thư của họ.
 
Bạn có thể kết hợp các trường và tách chúng với dấu chấm câu. Ví dụ: để tạo địa chỉ, bạn có thể định cấu hình các trường trong tài liệu chính của nhãn như sau:
 
«Tên» «Họ»
 
«Địa chỉ Đường phố»
 
«Thành phố», «Nhà nước» »Mã bưu chính»
 
Đối với các kết hợp mà bạn sử dụng thường xuyên, như khối địa chỉ và các dòng chào, Word cung cấp các trường hỗn hợp nhóm nhiều trường lại với nhau. Ví dụ: trường Trường địa chỉ là một sự kết hợp của nhiều trường, bao gồm tên, họ, địa chỉ đường phố, thành phố và mã bưu điện.
 
Các phần tử trong trường Trường địa chỉ
 
Bạn có thể tùy chỉnh nội dung trong mỗi trường hợp. Ví dụ: trong địa chỉ, bạn có thể muốn chọn một định dạng tên chính thức ( Mr. Roger Harui ). Trong lời chào, bạn có thể thích sử dụng "Để" thay vì "Dear".
 
Lập bản đồ các trường hợp thư hợp nhất vào tệp dữ liệu của bạn    
 
Để đảm bảo rằng Word có thể tìm thấy một cột trong tệp dữ liệu của bạn tương ứng với mọi phần của địa chỉ, bạn có thể cần phải bản đồ các trường hợp thư trong Word tới các cột trong bảng tính Excel của bạn.
 
Để ánh xạ các trường, hãy nhấp vào Phù hợp Các trường trong nhóm Viết & Chèn Trường trên tab Thư .
 
Ribbon Office 2010
 
Các trận đấu Fields hộp thoại sẽ xuất hiện.
 
Hộp thoại Match Fields
 
Các thành phần của địa chỉ được liệt kê ở bên trái. Các tiêu đề cột từ tệp dữ liệu của bạn được liệt kê ở bên phải.
 
Tìm kiếm từ cho cột phù hợp nhất với mỗi phần tử. Như hình vẽ minh hoạ, từ tự động đã khớp với cột Tiêu đề của tệp dữ liệu vào Tiêu đề Courtesy , nhưng Word không thể kết hợp các yếu tố khác, chẳng hạn như Tên Trung .
 
Trong danh sách phía bên phải, bạn có thể chọn cột từ tệp dữ liệu khớp với phần tử bên trái. Đồng ý rằng Mã nhận dạng duy nhất và Tên Trung không khớp, bởi vì nhãn kết hợp thư không cần phải sử dụng mọi trường. Nếu bạn thêm một trường không chứa dữ liệu từ tệp dữ liệu của bạn, nó sẽ xuất hiện trong tài liệu được hợp nhất dưới dạng trình giữ chỗ trống - thường là một dòng trắng hoặc một khoảng trắng trống.
 
Nhập nội dung và thêm các trình giữ chỗ hoặc trường    
 
Trong nhãn ban đầu mà bạn thiết lập (trong tài liệu chính của nhãn), nhập bất kỳ nội dung nào bạn muốn xuất hiện trên mọi nhãn.
 
Để thêm một hình ảnh, chẳng hạn như một biểu tượng, bấm Hình trong nhóm Minh họa trên tab Chèn .
 
Nhấp vào nơi bạn muốn chèn trường.
 
Sử dụng nhóm Write & Insert Fields trên tab Mailings .
 
Ribbon Office 2010
 
Thêm bất kỳ nội dung nào sau đây:
 
Địa chỉ Khối với tên, địa chỉ, và các thông tin khác
 
Nhấp vào Chặn Địa chỉ .
 
Trong hộp thoại Chèn địa chỉ Chặn , chọn các phần tử địa chỉ mà bạn muốn đưa vào và các định dạng mà bạn muốn áp dụng, sau đó bấm OK .
 
Nếu hộp thoại Đối sánh trường xuất hiện, điều này có nghĩa là Word không thể tìm thấy một số thông tin mà nó yêu cầu để hoàn thành khối địa chỉ. Nhấp vào mũi tên bên cạnh (không khớp) , sau đó chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn tương ứng với trường được yêu cầu cho việc hợp nhất thư.
 
Các lĩnh vực cá nhân
 
Bạn có thể chèn thông tin từ các lĩnh vực cá nhân, chẳng hạn như tên, số điện thoại, hoặc số tiền đóng góp từ một danh sách các nhà tài trợ. Để nhanh chóng thêm một trường từ tệp dữ liệu của bạn vào tài liệu chính của nhãn, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Chèn Trường Hợp nhất , sau đó nhấp vào tên trường.
 
Để chèn các trường tùy chọn khác vào tài liệu, hãy thực hiện theo các bước sau:
 
Trên tab Thư , trong nhóm Viết & Chèn Trường , nhấp Chèn Trường Hợp nhất .
 
Trong hộp thoại Chèn trường Hợp nhất , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
 
Để chọn các trường địa chỉ sẽ tự động tương ứng với các trường trong nguồn dữ liệu của bạn, ngay cả khi tên của các trường đó không giống với tên trường trong Word, hãy nhấp vào Trường Địa chỉ .
 
Để chọn các trường luôn lấy dữ liệu trực tiếp từ một cột trong tệp dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Trường cơ sở dữ liệu .
 
Trong hộp Trường , nhấp vào trường mà bạn muốn.
 
Nhấp vào Chèn , sau đó bấm Đóng .
 
Nếu hộp thoại Đối sánh trường xuất hiện, điều này có nghĩa là Word không thể tìm thấy một số thông tin mà nó cần để chèn trường. Nhấp vào mũi tên bên cạnh (không khớp) , sau đó chọn trường từ nguồn dữ liệu của bạn tương ứng với trường được yêu cầu cho việc hợp nhất thư.
 
Lưu ý:  Nếu bạn chèn một trường từ danh sách Trường Cơ sở dữ liệu và sau đó chuyển sang nguồn dữ liệu không có cột có cùng tên, Word sẽ không thể chèn thông tin trường đó vào tài liệu đã được hợp nhất.
 
Trường tùy chỉnh từ các địa chỉ liên lạc Microsoft Office Outlook
 
Cách duy nhất để bao gồm các lĩnh vực liên lạc tùy chỉnh trong tài liệu chính của bạn là để bắt đầu hợp nhất thư từ trong Outlook. Đầu tiên, thiết lập chế độ xem địa chỉ liên hệ của bạn với các trường mà bạn muốn sử dụng trong hợp nhất. Sau đó bắt đầu hợp nhất thư. Sau khi bạn chọn cài đặt bạn muốn, Word sẽ tự động khởi động, và bạn có thể hoàn tất hợp nhất.
 
Thiết lập chế độ xem địa chỉ liên hệ của bạn bao gồm các trường tùy chỉnh
 
Trong Outlook Contacts, trên tab View , nhấp Change View , và sau đó nhấp vào List .
 
Nhấp chuột phải vào một tiêu đề cột, và sau đó nhấp vào Field Chooser trên menu phím tắt.
 
Trong danh sách thả xuống ở phía trên cùng của Dòng Chooser hộp thoại, chọn trường nào trong thư mục người dùng định nghĩa .
 
Kéo trường mà bạn thêm từ hộp thoại vào các tiêu đề cột. Một mũi tên màu đỏ nhỏ giúp bạn đặt trường ở vị trí mà bạn muốn.
kéo một trường tùy chỉnh từ trình chọn trường vào một khung nhìn thư mục liên lạc
 
Lưu ý:  Bạn có thể thêm một trường mới trong hộp thoại Field Chooser bằng cách nhấp vào New ở cuối.
 
Sau khi bạn thêm tất cả các lĩnh vực tùy chỉnh của bạn để xem, đóng hộp thoại Field Chooser .
 
Để loại bỏ một trường mà bạn không muốn bao gồm trong hộp thư, hãy nhấp vào tên trường trong tiêu đề cột trong chế độ xem Danh sách, và kéo nó ra khỏi tiêu đề cột.
 
Chạy hợp nhất thư từ Outlook
 
Trong Outlook Contacts, chọn các địa chỉ liên lạc riêng lẻ bằng cách giữ phím SHIFT và nhấp để chọn một phạm vi hoặc bằng cách giữ phím CTRL và nhấp để chọn các cá nhân. Nếu bạn muốn bao gồm tất cả các địa chỉ liên hệ hiện đang hiển thị trong chế độ xem, không nhấp vào bất kỳ địa chỉ liên hệ nào.
 
Trên tab Trang chủ , hãy nhấp vào Hợp nhất thư .
 
Nếu bạn đã chọn các địa chỉ liên hệ riêng lẻ để bao gồm trong hộp thư, hãy nhấp vào Chỉ các liên hệ đã chọn . Nếu bạn muốn bao gồm tất cả các địa chỉ liên hệ hiện có trong khung nhìn, hãy nhấp vào Tất cả các địa chỉ liên hệ trong chế độ xem hiện tại .
 
Nếu bạn định cấu hình chế độ xem Danh sách để nó hiển thị chính xác các trường bạn muốn sử dụng trong hợp nhất thư, hãy nhấp vào Liên hệ các trường trong chế độ xem hiện tại . Nếu không, hãy nhấp vào Tất cả các trường liên hệ để tạo tất cả các trường liên lạc có sẵn trong hộp thư.
 
Nếu bạn muốn tạo một tài liệu chính mới cho việc hợp nhất thư, hãy nhấp vào Tài liệu mới . Nếu không, nhấp vào Tài liệu hiện có , sau đó bấm Duyệt để tìm tài liệu để sử dụng làm tài liệu chính.
 
Nếu bạn muốn lưu các địa chỉ liên lạc và các trường mà bạn đã chọn để chúng có thể được sử dụng lại, hãy chọn hộp kiểm Tệp cố định , sau đó bấm Duyệt để lưu tệp. Dữ liệu được lưu trong một tài liệu Word dưới dạng dữ liệu được phân cách bằng dấu phẩy.
 
Trong Loại tài liệu , nhấp vào Thư gửi thư .
 
Nhấp OK . Khi tài liệu mở trong Word, trên tab Thư trong nhóm Viết & Chèn Trường , nhấp vào mũi tên bên cạnh Chèn Trường Hợp nhất , sau đó nhấp vào các trường mà bạn muốn thêm vào tài liệu chính của nhãn.
 
Sau khi hoàn thành thiết lập nhãn đầu tiên theo cách bạn muốn, trong nhóm Write & Insert Fields , nhấp vào Update Labels .
 
Word sao chép bố cục của nhãn đầu tiên cho tất cả các nhãn khác.
 
Bạn không thể gõ các ký tự trường hợp ( «« »» ) bằng tay hoặc sử dụng lệnh Biểu tượng trên trình đơn Chèn trong Word. Bạn phải sử dụng hợp nhất thư.
 
Nếu các trường hợp nhập xuất hiện bên trong dấu ngoặc nhọn, chẳng hạn như { MERGEFIELD City } , Word hiển thị mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến kết hợp thư, nhưng nếu bạn muốn hiển thị kết quả, hãy nhấp chuột phải vào mã trường, sau đó nhấp Chuyển đổi mã trường .
 
Định dạng dữ liệu được hợp nhất    
 
Các chương trình cơ sở dữ liệu và bảng tính, chẳng hạn như Access và Excel, lưu trữ thông tin bạn nhập vào ô như dữ liệu thô . Định dạng, chẳng hạn như phông chữ và màu sắc, mà bạn áp dụng trong Access hoặc Excel không được lưu trữ với dữ liệu thô. Khi bạn hợp nhất thông tin từ một tệp dữ liệu vào một tài liệu Word, bạn đang hợp nhất dữ liệu thô mà không có định dạng được áp dụng.
 
Để định dạng dữ liệu trong tài liệu, hãy chọn trường hợp thư và định dạng nó, giống như bạn định dạng bất kỳ văn bản nào. Đảm bảo rằng lựa chọn bao gồm các ký tự chevron ( «» ) bao quanh trường.
 
Đầu trang
 
Bước 6: Xem trước và in nhãn
Sau khi bạn đã thêm các trường vào nhãn ban đầu mà bạn đã định cấu hình trong tài liệu chính của nhãn, bạn đã sẵn sàng để xem trước kết quả hợp nhất thư. Sau khi bạn đã hài lòng với bản xem trước, bạn hoàn tất việc trộn thư và in nhãn. Sau đó, bạn có thể lưu tài liệu chính của nhãn để sử dụng trong tương lai.
 
Xem trước hợp nhất thư
Bạn có thể xem trước các nhãn của mình và thực hiện các thay đổi trước khi bạn thực sự hoàn tất hợp nhất thư.
 
Để xem trước, thực hiện bất kỳ điều nào sau đây trong nhóm Xem trước kết quả của tab Thư :
 
Hình ảnh Ribbon của Word
 
Nhấp vào Xem trước Kết quả .
 
Trang thông qua mỗi nhãn bằng cách nhấp vào nút Kế tiếp ghi và Ghi trước trong nhóm Xem trước trên tab Thư .
 
Xem trước một tài liệu nhãn cụ thể bằng cách nhấp vào Tìm Người nhận .
 
Lưu ý:  Nhấp vào Chỉnh sửa danh sách người nhận trong nhóm Bắt đầu Thư Hợp nhất trên tab Thư để mở hộp thoại Hộp thư Người nhận Thư , nơi bạn có thể lọc danh sách hoặc xóa người nhận khỏi hợp nhất nếu bạn thấy hồ sơ mà bạn không muốn bao gồm.
 
Hình ảnh Ribbon của Word
 
Lưu ý:  Word sử dụng một bảng để đặt ra một tờ nhãn trên trang. Khi bạn trang thông qua nhãn, bản ghi đang hoạt động được hiển thị trong ô đầu tiên của bảng, với các bản ghi sau đây được hiển thị trong các ô tiếp theo.
 
Hoàn tất hợp nhất thư
Để in nhãn, hãy thực hiện theo các bước sau:
 
Trên tab Gửi thư , trong nhóm Hoàn tất , nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất , sau đó bấm In tài liệu .
 
Hình ảnh Ribbon của Word
 
Chọn in ấn toàn bộ tập hợp các nhãn, chỉ nhãn hiện đang được hiển thị, hoặc tập hợp con cụ thể của nhãn.
 
Để thay đổi các nhãn riêng lẻ, hãy thực hiện theo các bước sau:
 
Trên tab Thư , trong nhóm Hoàn tất , nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất , sau đó bấm Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân .
 
Hình ảnh Ribbon của Word
 
Chọn xem bạn có muốn chỉnh sửa toàn bộ tập hợp các nhãn, chỉ nhãn đang hiển thị hay một tập hợp con cụ thể của nhãn. Word lưu các nhãn mà bạn muốn chỉnh sửa vào một tệp riêng biệt.
 
Đầu trang
 
Bước 7: Lưu nhãn để sử dụng trong tương lai
Hãy nhớ rằng các nhãn đã hợp nhất mà bạn lưu riêng biệt với nhãn ban đầu mà bạn đã định cấu hình trong tài liệu chính của nhãn. Bạn nên lưu chính tài liệu chính của nhãn nếu bạn định sử dụng nó cho một hợp nhất thư khác.
 
Khi bạn lưu tài liệu chính của nhãn, bạn cũng lưu kết nối vào tệp dữ liệu. Lần tiếp theo bạn mở nhãn tài liệu chính, Word sẽ nhắc bạn chọn có nên kết hợp các thông tin từ tệp dữ liệu vào tài liệu chính của nhãn hay không.
 
Nhấp vào Có để mở tài liệu với thông tin từ bản ghi đầu tiên được sáp nhập.
 
Nhấp vào Không để Word phá vỡ kết nối giữa tài liệu chính của nhãn và tệp dữ liệu, định dạng lại nh&ati
Tags: Chua co du lieu
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn





HÃY LIKE PAGE HỮU ÍCH

HÃY LIKE PAGE HỮU ÍCH